Unternehmen online

Bei der Finanzbuchhaltung stand der Pendelordner jahrzehntelang im Mittelpunkt des Arbeitsprozesses. Er hat die Arbeit vorgegeben und viel Arbeit verursacht: Es mussten Belege in den Pendelordner einsortieren, kopieren, in die Kanzlei schicken, nach Bearbeitung wieder auflösen und die Belege wieder in den eigenen Ordner umsortieren. Kurz: Aufwand ohne Mehrwert. Im digitalen Zeitalter geht das deutlich effizienter, außerdem können die Anforderungen und Grundsätze der GoBD leichter und zuverlässiger erfüllt werden.

Vermehrt nutzen wir für unsere Mandate inzwischen das Programm „Unternehmen online“.  Die technischen Fortschritte sowie die Anforderungen und Grundsätze der GoBD sind mittlerweile an einem Punkt angekommen, dass der Einsatz des Programms sich für alle unsere Mandanten lohnen kann. Darum möchten wir Ihnen dieses hier einmal kurz vorstellen und die Vorteile für Sie benennen, die in den täglichen Abläufen zwischen Ihnen und uns als Steuerberater einen Effizienzgewinn bringen.

Zeitsparend

Sie scannen ihre Belege regelmäßig und laden diese in die DATEV-Cloud im DATEV-Rechenzentrum (Standort Nürnberg: ISO/IEC 27001 zertifiziertes Rechenzentrum).

Um die Belege bereitzustellen gibt es mehrere Wege. Natürlich geht das mit einem normalen Scanner. Sie können jedoch auch Belege, die Sie unterwegs bekommen, mit der App „DATEV Upload mobil“ scannen. Hierzu laden Sie sich die App aus dem App-Store runter.

Bei Belegen, die Sie per E-Mail erhalten, leiten Sie einfach die E-Mail an „DATEV Unternehmen online“ weiter. Dafür richten wir Ihnen eine persönliche „DATEV Unternehmen online“ E-Mail-Adresse ein. „DATEV Unternehmen online“ extrahiert die Rechnung aus der E-Mail und stellt den digitalen Beleg zur Überweisung bereit.

Um es für Sie noch zeitsparender zu machen, richten Sie einfach eine E-Mail Adresse ein (bspw. rechnung@...) und bitten Sie Ihre Lieferanten Rechnungen ausschließlich digital an diese E-Mail Adresse zu senden. Richten Sie bei dieser E-Mail Adresse eine Weiterleitung nach „DATEV Unternehmen online“ ein und das lästige Scannen entfällt. Sofort stehen sämtliche Rechnungen digital zur Überweisung in „DATEV Unternehmen online“ bereit.

Wir unterstützen Sie gerne bei der Digitalisierung Ihrer Praxis.

Damit sind alle Belege digitalisiert und übersichtlich archiviert. Suchen Sie einen Beleg, ist er mit einem Klick am PC verfügbar. Aufwendige Recherche in Papierordnern gehört damit der Vergangenheit an!

Effizient

Sie scannen alle lohnabrechnungsrelevanten Dokumente und laden diese in die Digitale Personalakte in „DATEV Unternehmen online“ hoch. Die Originale bleiben daher bei Ihnen und sind digital archiviert.

Zuverlässig

Bei einer Betriebsprüfung kann die Herausgabe der Originalrechnungen – bei elektronischen Belegen der digitale Beleg – eingefordert werden. Der Papierausdruck genügt dabei nicht. Wurde die E-Mail nicht über den gesetzlichen Zeitraum von zehn Jahren archiviert und zwischenzeitlich gelöscht, kommen Sie in eine unangenehme Situation. Mit „DATEV Unternehmen online“ können Sie alle elektronischen Rechnungen digital archivieren.

Transparent

Sie haben immer den Kontostand im Blick. Durch das Einbinden Ihrer Bank in „DATEV Unternehmen online“ verfügen Sie über ein eigenes „Bankkonto-Cockpit“. Außerdem werden die Rechnungen mit den Kontobewegungen verbunden.

Entlastend

Mit „DATEV Unternehmen online“ ist eine schnelle Überweisung mit weniger Aufwand möglich. Überweisungen verursachen insbesondere dann viel Arbeit, wenn Sie diese per Hand oder in einem Banking-Programm ausfüllen müssen. Nach dem einscannen der Lieferantenrechnungen werden diese in „DATEV Unternehmen online“ mittels einer OCR-Erkennung identifiziert und Informationen wie Datum, Rechnungsnummer und Betrag automatisch vorausgefüllt. Noch ein Klick- und die Überweisungen sind bei der Bank.

Schnell

Unser Lohnsachbearbeiter kann Ihnen unsere Zahlungsvorschläge für die Lohnabrechnungen über „DATEV Unternehmen online“ bereitstellen. Sie können diese dann direkt freigeben und an die Bank senden.

Sicher

Durch das Digitalisieren der Lieferantenrechnungen werden diese unveränderbar und erfüllen somit die GoBDs. Außerdem können Sie mit Hilfe des Kassenprogramms in „DATEV Unternehmen online“ ebenfalls die GoBDs erfüllen. Das Programm prüft auch die Kasse laufend auf Kassenminus, Chronologie und Vollständigkeit – und das ganz automatisch.

Umweltschonend / Nachhaltigkeit

Unsere Auswertungen der Finanzbuchhaltungen und aus dem Lohn erhalten Sie derzeit postalisch. Und das Monat für Monat, Jahr für Jahr. In Zukunft würden Sie diese Auswertungen in „DATEV Unternehmen online“ digital bereitgestellt bekommen. Aufwendiges Abheften gehört dann der Vergangenheit an. Und suchen Sie eine bestimmte Auswertung, werden Sie über die komfortable Suchfunktion schnell fündig, da sämtliche Auswertungen archiviert bleiben und daher einsehbar sind.

Bereitstellen von elektronischen Rechnungen

GetMyInvoice holt Ihre Rechnungen und Kontoauszüge aus über 4.500 Portalen und E-Mail Postfächern automatisch ab und speichert sie an einem zentralen Ort. Sie benötigen nur einen Login und haben alle Rechnungen im Blick. Durch die zentrale Dokumentenablage können Rechnungen direkt an den Steuerberater weitergeleitet werden.